Papier niszczy się powoli i nieodwracalnie. Kwasowość podłoża, wilgoć, światło i nieodpowiednie opakowanie sprawiają, że nawet dobrze przechowywana książka traci strukturę w ciągu kilkudziesięciu lat. Materiały archiwalne do konserwacji przerywają ten proces – pod warunkiem że zostały dobrane zgodnie z właściwościami chronionego obiektu i wymaganiami norm.
Materiały archiwalne do konserwacji to produkty zaprojektowane tak, by nie wchodzić w reakcje chemiczne z chronionymi obiektami przez dziesiątki, a często setki lat. Różnią się od zwykłych opakowań biurowych przede wszystkim składem chemicznym: są bezkwasowe, wykonane z materiałów spełniających wymagania archiwalne (w tym odpowiednią liczbę Kappa) i wolne od substancji plastyfikujących.
Znaczenie tego rozróżnienia jest praktyczne. Zwykła folia PVC uwalnia kwas solny, który przyspiesza degradację celulozy. Tektura o wysokiej kwasowości przenosi kwasy kontaktowo na sąsiadujące karty. Kleje stosowane w tanich koszulkach biurowych żółkną i przyklejają się do powierzchni dokumentu. Każdy z tych procesów jest nieodwracalny – żaden konserwator nie przywróci papieru do stanu sprzed uszkodzenia kwasem.
Profesjonalne materiały archiwalne eliminują te zagrożenia przez dobór surowców. Bezkwasowe materiały archiwalne zgodne z normami ISO powinny wykazywać pH w zakresie 7,5–10,0. Obecność rezerwy alkalicznej nie oznacza odrębnego zakresu pH, lecz dodatek buforujący (najczęściej minimum 2% węglanu wapnia), który neutralizuje kwasy powstające podczas starzenia materiałów lub przenikające z otoczenia.
Rezerwa alkaliczna działa jak bufor: neutralizuje kwasy, które mogą przenikać z zewnątrz lub powstawać wewnątrz obiektu w wyniku starzenia się papieru. Dla zbiorów bibliotecznych i archiwalnych to nie opcja, lecz standard.
Folia archiwalna i koszulka archiwalna to dwa różne produkty, które często są mylone. Folia archiwalna to materiał w rolce lub arkuszach, stosowany do owijania obiektów, laminowania okładek lub tworzenia barier ochronnych między warstwami. Koszulka archiwalna to gotowy produkt – zazwyczaj kieszeń z folii lub poliestru, przeznaczona do przechowywania pojedynczych dokumentów, fotografii lub kart.
Podstawowe tworzywa stosowane w produkcji folii i koszulek archiwalnych to:
Dobór zależy od charakteru zbioru. Fotografie czarno-białe i kolorowe wymagają koszulek z poliestru lub polipropylenu, ponieważ PVC i inne tworzywa chlorowane uwalniają substancje przyspieszające blaknięcie emulsji.
Dokumenty pergaminowe i mapy wymagają koszulek o odpowiednim formacie i grubości folii, która nie odkształca obiektu pod własnym ciężarem. Dla książek folia archiwalna sprawdza się jako okładka ochronna nakładana na obwolutę lub bezpośrednio na oprawę.
Koszulka archiwalna przeznaczona do fotografii powinna być wolna od plastyfikatorów oraz posiadać pozytywny wynik testu PAT zgodnie z ISO 18916, który ocenia rzeczywisty wpływ materiału na warstwę fotograficzną podczas przyspieszonego starzenia.
Papier pergaminowy (glassine) jest papierem o bardzo gładkiej, zwartej powierzchni uzyskanej przez intensywne mielenie włókien i kalandrowanie. W długim okresie jest jednak bardziej podatny na kruszenie niż poliester i dlatego zaleca się jego okresową wymianę. Stosuje się go jako przekładkę między kartami, owijkę dla delikatnych obiektów graficznych oraz warstwę separującą w teczkach i pudełkach.
Papier bezkwasowy obejmuje wiele materiałów, jednak należy odróżnić papier trwały zgodny z ISO 9706 od papieru archiwalnego zgodnego z ISO 11108, który stawia dodatkowo znacznie wyższe wymagania dotyczące wytrzymałości mechanicznej i jakości włókien. Przy wyborze papieru bezkwasowego do archiwizacji książek warto zwrócić uwagę na:
Etykiety bezkwasowe to element systemu archiwizacji, który bywa pomijany. Zwykłe etykiety samoprzylepne zawierają kleje akrylowe lub kauczukowe, które z czasem żółkną, twardnieją i mogą uszkodzić powierzchnię oprawy lub dokumentu.
Etykiety bezkwasowe stosują kleje o neutralnym pH, które nie migrują do podłoża i zachowują właściwości przez wiele lat. Używa się ich do opisywania teczek, pudełek i koszulek bez ryzyka przeniesienia substancji szkodliwych na chroniony obiekt.
Do oznaczania opakowań zaleca się stosowanie materiałów spełniających wymagania ISO 11798 dotyczące trwałości pisma, druku i kopii na papierze.
Opakowanie archiwalne działa warstwowo. Pojedynczy dokument trafia do koszulki na dokumenty lub jest owinięty papierem pergaminowym, następnie umieszczany w teczce, a teczka – w pudełku. Każda warstwa pełni inną funkcję: koszulka chroni przed kurzem i kontaktem mechanicznym, teczka grupuje obiekty i ułatwia identyfikację, pudełko zapewnia ochronę przed światłem, wahaniami wilgotności i uszkodzeniami fizycznymi.
Pudełka archiwalne zgodne z ISO 16245 wykonuje się z tektury o pH 7,5–10,0 z rezerwą alkaliczną wynoszącą co najmniej 0,4 mol/kg (około 2% CaCO₃).
Dostępne są w kilku podstawowych formatach:
Teczki archiwalne z tektury bezkwasowej zastępują zwykłe teczki papierowe, które często mają pH poniżej 5 i aktywnie niszczą przechowywane dokumenty. Teczka archiwalna powinna mieć zaokrąglone narożniki, grzbiet dostosowany do grubości zawartości i oznaczenie wykonane etykietą bezkwasową lub pisakiem archiwalnym. Zaokrąglone narożniki zmniejszają ryzyko uszkodzenia mechanicznego przy wyjmowaniu i wkładaniu dokumentów.
Dla najcenniejszych woluminów stosuje się pudełka Solandera lub clamshell boxes. Konstrukcja pudełka Solandera umożliwia poziome wysuwanie książki, ograniczając naprężenia działające na grzbiet i blok książki. Takie pudełko dopasowuje się do konkretnego woluminu, eliminując luz, który powoduje przemieszczanie się obiektu i uszkodzenia mechaniczne grzbietu.
Normy ISO stanowią punkt odniesienia przy ocenie jakości materiałów archiwalnych. Producenci i dostawcy powołują się na nie w specyfikacjach produktów, a instytucje publiczne wymagają ich spełnienia przy zakupach. Znajomość podstawowych norm pozwala weryfikować deklaracje producentów i unikać zakupu produktów niespełniających standardów archiwalnych.
Najważniejsze normy w tym obszarze to:
Zalecenia Archiwum Narodowego wskazują, że wszystkie materiały archiwalne muszą być umieszczone w opakowaniach ochronnych o jakości archiwalnej, spełniających aktualne normy. Przy zakupie opakowań dla instytucji publicznych należy wymagać od dostawcy dokumentacji potwierdzającej zgodność z normami ISO lub równoważnymi standardami krajowymi.
Potrzeby biblioteki publicznej, archiwum państwowego i prywatnego kolekcjonera różnią się skalą, ale nie zasadami. We wszystkich przypadkach celem jest spowolnienie degradacji i zapewnienie dostępu do obiektu bez ryzyka jego uszkodzenia.
W bibliotekach materiały archiwalne stosuje się przede wszystkim do ochrony zbiorów specjalnych: starodruków, rękopisów, map, grafik i fotografii. Standardowe procedury obejmują umieszczanie obiektów w koszulkach z poliestru lub polipropylenu, przekładanie folią archiwalną lub papierem pergaminowym i przechowywanie w pudełkach bezkwasowych. Ustawienie pionowe lub poziome zależy od formatu i stanu zachowania – książki o osłabionych grzbietach przechowuje się poziomo, by uniknąć naprężeń mechanicznych.
Archiwa państwowe stosują podobne zasady, z naciskiem na standaryzację formatów opakowań i jednolity system opisywania. Teczki i pudełka muszą mieć etykiety bezkwasowe z danymi identyfikacyjnymi jednostki archiwalnej, a sam opis powinien być wykonany trwałym tuszem pigmentowym lub wydrukiem laserowym na papierze bezkwasowym.
Kolekcjonerzy prywatni często zaczynają od podstawowego zestawu: koszulek z polipropylenu dla dokumentów i fotografii, papieru pergaminowego jako przekładki i pudełek bezkwasowych dla najcenniejszych obiektów. Przy rozbudowie kolekcji warto wprowadzić system opisywania z etykietami bezkwasowymi i inwentarz, który pozwoli zlokalizować konkretny obiekt bez otwierania wszystkich pudełek.
Warunki przechowywania powinny być zgodne z zaleceniami PN-ISO 11799. Dla większości zbiorów papierowych zaleca się temperaturę 16–18°C oraz stabilną wilgotność względną około 40–50%, przy możliwie niewielkich wahaniach dobowych.
Błędy popełniane przy archiwizacji wynikają najczęściej z braku informacji o właściwościach materiałów lub z oszczędności na etapie zakupu. Skutki są odroczone w czasie – uszkodzenia ujawniają się po latach, gdy naprawa jest już niemożliwa lub bardzo kosztowna.
Najczęstsze błędy to:
Każdy z tych błędów można wyeliminować przez wybór certyfikowanych materiałów archiwalnych i przestrzeganie podstawowych zasad przechowywania. Inwestycja w odpowiednie opakowania to koszt jednorazowy, który chroni obiekty przez dekady. Koszt odtworzenia lub konserwacji uszkodzonego dokumentu wielokrotnie przekracza cenę właściwego opakowania.
Dobór materiałów archiwalnych do konserwacji wymaga uwzględnienia rodzaju obiektu, warunków przechowywania i wymagań norm ISO. Folia archiwalna i koszulka archiwalna chronią przed kurzem i kontaktem mechanicznym, papier pergaminowy do archiwizacji separuje warstwy i ogranicza przenikanie wilgoci, a etykiety bezkwasowe zapewniają trwały opis bez ryzyka uszkodzenia chemicznego. Pudełka i teczki z tektury bezkwasowej zamykają system, tworząc stabilne środowisko przechowywania.
To materiały bezkwasowe, zaprojektowane tak, aby nie wchodziły w reakcje chemiczne z chronionymi obiektami i zapewniały im długotrwałą ochronę.
Ponieważ mogą zawierać kwasy, plastyfikatory lub kleje, które przyspieszają degradację papieru, fotografii i innych materiałów.
Folia archiwalna jest materiałem w rolce lub arkuszach do owijania i zabezpieczania obiektów, natomiast koszulka archiwalna to gotowa kieszeń do przechowywania pojedynczych dokumentów lub fotografii.
Jest wykorzystywany jako przekładka, owijka lub warstwa separująca delikatne materiały archiwalne.
Umożliwiają trwałe opisywanie teczek, pudełek i koszulek bez ryzyka uszkodzenia przechowywanych obiektów.
